A gestão da Coordenação das Actividades Empresariais (CAE) é um procedimento fundamental no ambiente de trabalho atual.
Este artigo pretende clarificar o conceito de CAE, detalhar as suas implicações e explicar o seu funcionamento, apresentando-o como um sistema indispensável à proteção dos trabalhadores e à segurança jurídica das empresas.
Coordenação das actividades empresariais (CAE): definição e objectivos principais
A Coordenação das Actividades Empresariais é o conjunto de procedimentos e medidas adoptados para prevenir os riscos profissionais quando trabalhadores de duas ou mais empresas trabalham no mesmo local de trabalho. O seu objetivo é estabelecer uma cooperação eficaz entre as empresas envolvidas, assegurando que todas conheçam os riscos específicos de cada uma e apliquem medidas de prevenção coerentes e coordenadas.
Para além da prevenção de acidentes, o CAE envolve um intercâmbio e validação de documentação que comprova a adequação e a conformidade regulamentar global de empresas e trabalhadores concorrentes.
Principais objectivos do CAE
Redução dos acidentes de trabalho: Este é o benefício mais direto, criando um ambiente de trabalho mais seguro para todos.
Assegurar a conformidade regulamentar: Assegura o cumprimento da legislação em vigor, evitando possíveis sanções administrativas.
Delimitar a responsabilidade: Protege a empresa contra responsabilidades civis ou criminais que possam resultar de um acidente.
Melhorar a imagem da empresa: projecta uma imagem de empresa responsável e empenhada na segurança e na legalidade, um valor diferencial para clientes e colaboradores.
Porque é que o CAE é obrigatório e quando é que se aplica?
O carácter obrigatório do CAE decorre da legislação espanhola. A sua base jurídica é o artigo 24.º da Lei 31/1995 relativa à prevenção dos riscos profissionais, que estabelece o dever de cooperação em matéria de prevenção.
Este princípio foi desenvolvido pelo Real Decreto 171/2004, que constitui o quadro regulamentar específico da CAE. Este decreto estipula que a coordenação deve ser aplicada sempre que se verifique uma das seguintes situações:
Trabalhadores de diferentes empresas trabalham em conjunto no mesmo local de trabalho.
Uma empresa (principal) contrata ou subcontrata terceiros para efetuar obras ou serviços nas suas próprias instalações.
As relações de subcontratação são estabelecidas durante a execução de um projeto.
Em suma, se o pessoal de diferentes empresas (fornecedores, clientes, agências de trabalho temporário, contratantes) interagir num local de trabalho, a aplicação da CAE é uma obrigação legal.
Documentação essencial do CAE: A lista de verificação definitiva
O processo CAE exige o fornecimento e a validação de uma série de documentos. Os mais importantes são enumerados de seguida.
Documentos da empresa
Esta documentação atesta a solvabilidade e a conformidade legal da empresa contratada, servindo de garantia para a empresa principal.
Certificado de regularidade perante a Segurança Social e a Administração Fiscal: certifica que a empresa cumpre as suas obrigações fiscais e contributivas.
Apólice de responsabilidade civil: indispensável para garantir a cobertura de eventuais danos a terceiros. A apólice atual e o comprovativo de pagamento devem ser solicitados.
Avaliação de Riscos e Planeamento de Actividades Preventivas: Documento central que identifica os riscos do contratante e as medidas previstas para o seu controlo.
Contrato com um Serviço Externo de Prevenção (SPA): Se a empresa não tiver o seu próprio serviço de prevenção, este contrato demonstra que dispõe dos conselhos técnicos necessários em matéria de PRL.
Documentos de trabalho
Estes documentos certificam que cada trabalhador que entra no local de trabalho tem a formação, a aptidão e a cobertura legal necessárias para o exercício das suas funções.
Registo de formação e informação sobre os PRL: prova de que o trabalhador recebeu a formação e a informação adequadas sobre os riscos do seu trabalho.
Comprovativo de entrega do EPI (Equipamento de Proteção Individual): Documento assinado pelo trabalhador que confirma a receção do equipamento de proteção necessário.
Certificado de aptidão médica: Certifica que o trabalhador foi avaliado por um serviço médico e é considerado «apto» para desempenhar as funções do seu cargo.
RLC (Recibo de Liquidação de Contribuições) e RNT (Relação Nominal de Trabalhadores): Estes documentos comprovam que os trabalhadores estão inscritos na Segurança Social e que a sua situação laboral é regular.
Documentos relativos a máquinas e veículos
Se a empresa contratante utilizar as suas próprias máquinas, equipamentos de trabalho ou veículos, estes devem dispor de documentação que ateste a sua segurança e legalidade.
Certificado técnico e MOT em vigor: Obrigatório para todos os veículos, comprova o cumprimento das inspecções técnicas obrigatórias.
Declaração CE de Conformidade da máquina: Certifica que a máquina está em conformidade com os requisitos de segurança estabelecidos pela União Europeia. Deve ser acompanhada do respetivo manual de instruções.
Carta de condução e seguro obrigatório: Documentação necessária para a circulação de qualquer veículo a motor.
Actores e funções: quem é quem na gestão do CAE?
Para uma coordenação eficaz, é fundamental que cada parte conheça as suas responsabilidades:
Proprietário Empregador: Proprietário do local de trabalho. A sua principal obrigação é informar sobre os riscos inerentes às suas instalações e sobre as medidas de emergência.
Entidade empregadora principal: É a empresa que contrata a execução de obras ou serviços. É responsável pelo controlo do cumprimento das normas de prevenção por parte dos empreiteiros e subempreiteiros.
Empreiteiros e subempreiteiros: executam os trabalhos. Devem informar as outras empresas concorrentes dos seus próprios riscos e respeitar as regras do PRL.
Trabalhadores independentes: Para efeitos da CAE, são considerados como uma empresa. Assumem as mesmas obrigações de cooperação e informação.
Coordenador de Actividades Preventivas: Figura designada nos centros de trabalho onde concorrem várias empresas e onde se desenvolvem actividades de especial risco. A sua função é garantir a correta aplicação dos meios de coordenação.
A Evolução Digital: Software e Plataformas de Gestão CAE
No ambiente empresarial de 2025, a gestão manual de CAE através de ficheiros físicos ou folhas de cálculo é ineficiente e propensa a erros. Estas falhas podem conduzir a incumprimentos regulamentares e a graves consequências financeiras e jurídicas.
A solução tecnológica são as plataformas e o software de gestão CAE. Estas ferramentas digitais centralizam toda a documentação num ambiente seguro na nuvem, automatizam o controlo dos prazos de validade e facilitam a validação dos documentos. Permitem a gestão em tempo real do acesso ao centro de trabalho, optimizando os recursos e minimizando os riscos.
Para evitar confusões: o que é o CAE em engenharia?
Finalmente, é pertinente clarificar o outro significado do acrónimo. No domínio da engenharia, CAE significa Computer-AidedEngineering (engenharia assistida por computador). Refere-se à utilização de software especializado para simular e analisar o comportamento de produtos e sistemas em condições reais antes do fabrico. Embora seja uma tecnologia de grande importância para a conceção e o desenvolvimento, não está relacionada com a prevenção de riscos profissionais.
Conclusões: CAE como um pilar da cultura preventiva
A Coordenação das Actividades Empresariais é um requisito legal que vai além de um mero procedimento administrativo. Trata-se de um sistema abrangente que promove a cooperação entre empresas que partilham um espaço de trabalho, a fim de proteger o bem mais importante: a saúde e a segurança das pessoas. Uma compreensão correta e uma gestão eficiente da CAE, apoiadas pela tecnologia, são caraterísticas de uma forte cultura preventiva e de uma forma inteligente de operar no mercado atual.
Perguntas frequentes sobre a CAA (FAQ)
O CAE é obrigatório para os trabalhadores independentes?
Sim, para efeitos do Real Decreto 171/2004, os trabalhadores independentes são considerados empresas. Por isso, são obrigados a participar na coordenação, a informar sobre os riscos derivados da sua atividade e a acreditar o cumprimento das suas obrigações em matéria de prevenção.
O que acontece se uma empresa não apresentar a documentação CAE?
A entidade patronal principal ou o proprietário do centro de trabalho tem o dever de impedir o acesso às suas instalações aos trabalhadores das empresas contratadas que não cumpram os requisitos documentais e de segurança estabelecidos. Permitir o acesso sem a devida diligência pode resultar em corresponsabilidade em caso de acidente, bem como em possíveis sanções por parte da Inspeção do Trabalho e da Segurança Social.
Com que frequência é que os documentos CAE têm de ser renovados?
A periodicidade da renovação depende da validade legal ou administrativa de cada documento. Por exemplo, as certidões de situação regularizada perante a administração fiscal e a segurança social têm normalmente validade mensal ou trimestral; o ITV é anual ou bienal; e a validade do certificado de aptidão médica é definida de acordo com os protocolos de vigilância sanitária, sendo normalmente anual. A utilização de uma plataforma de gestão de CAE é a ferramenta mais eficaz para o controlo automático destes prazos de validade.
