Gestão de documentos para empresas
Digitalizar e otimizar os seus documentos
No dia a dia, as empresas lidam com um grande número de documentos que precisam de ser organizados, acessíveis e protegidos. A gestão correta dos documentos das empresas é essencial para evitar a perda de informação, o abrandamento dos processos e a Coordenação das actividades empresariais (RD 171/2004) torna-se um desafio.
Em QUIOO, compreendemos a importância de gestão de documentos eficiente e segura.
Por este motivo, desenvolvemos um plataforma de gestão de documentos que permite digitalizar, centralizar e automatizar tratamento de documentos em empresas de qualquer sector.
A nossa solução não só melhora a acessibilidade e o controlo da documentação, como também reduz os tempos de gestão, minimiza os erros e facilita a conformidade dos regulamentos em vigor.
Se procura uma forma segura e eficaz de gerir os seus documentos, descobrirá nesta página como a QUIOO transforma a gestão documental nas empresas e porque é que é a ferramenta perfeita para otimizar os seus processos.
O que é a gestão de documentos e porque é que é fundamental para o negócio?
O gestão documental nas empresas é o processo de organizar, armazenar e gerir documentos de forma eficiente. A implementação de um gestão documental nas empresas optimizado, reduz os erros e melhora a acessibilidade à informação. Sem uma solução adequada, os documentos podem perder-se, tornar-se inacessíveis ou causar atrasos nos processos internos.
Em QUIOO, desenvolvemos um plataforma de gestão de documentos que centraliza toda a documentação num único espaço digital, garantindo a sua disponibilidade a qualquer hora e em qualquer lugar. Graças à digitalização e à automatização, ajudamos as empresas a melhorar a eficiência operacional, a reduzir os custos administrativos e a facilitar a conformidade regulamentar.
Com QUIOO, a gestão documental já não é um problema, mas sim uma vantagem competitiva. A nossa ferramenta facilita a organização, a segurança e o acesso controlado à informação, optimizando o fluxo de trabalho em qualquer empresa.
Gestão integrada de documentos
Como é que funciona? gestão de documentos em QUIOO?
A plataforma online Quioo permite a Coordenação de Actividades Empresariais e a Gestão Documental de qualquer tipo de processo em tempo real. Isto é conseguido graças à transformação digital, que proporciona agilidade e melhorias na experiência do utilizador e na gestão de processos.
Através do Quioo:
A partir do momento em que o serviço começa, é atribuído a um gestor de conta, com a formação e a experiência necessárias para a gestão de contas. Actua como interlocutor entre a plataforma e o Cliente, adaptando-se às necessidades específicas do Cliente.
Implementa e coordena o arranque do serviço.
Gerir o acompanhamento do serviço contratado
Aplicar procedimentos e instruções técnicas conforme necessário
Aconselhamento técnico sobre documentação e melhoria de processos
Recensão do documentário é efectuado por pessoal especializado na matéria. Dispomos de uma equipa de profissionais que efectuam a validação dos documentos e o apoio telefónico em várias línguas.
O fornecedor fornece a documentação necessária ao Quioo.
Os gestores de documentos disporão de um prazo máximo de 24 a 48 horas para a sua análise.
Depois de analisados, os documentos serão arquivados durante um período mínimo de 6 anos.
O Quioo verifica automaticamente a data de validade dos diferentes documentos.
Vantagens da utilização do QUIOO para a gestão de documentos nas empresas
Implementação de um plataforma de gestão de documentos como QUIOO permite às empresas melhorar a sua eficiência operacional, reduzir os riscos e otimizar a utilização dos recursos. A nossa solução foi concebida para proporcionar benefícios tangíveis na gestão e controlo de documentos.
Centralização da documentação
Todos os documentos são organizados num único espaço digital, evitando a perda de informação e facilitando o acesso.
Automatização de processos
QUIOO reduz a carga administrativa através da gestão automática de validações, fluxos de trabalho e alertas, minimizando o erro humano.
Redução dos custos e do tempo de gestão
Reduz a necessidade de armazenamento físico, reduz a utilização de papel e optimiza os tempos de pesquisa e recuperação.
Acesso seguro e controlado:
Permite definir diferentes níveis de permissões para garantir que apenas as pessoas autorizadas têm acesso à informação.
Com QUIOO, as empresas podem transformar a forma como gerem a sua documentação. A nossa solução para gestão de documentos de empresas facilita a digitalização e a automatização dos ficheiros, eliminando os processos manuais e melhorando a segurança, a acessibilidade e a eficiência.
Porquê escolher a QUIOO como plataforma de gestão de documentos?
Plataforma flexível
e adaptável
Ajusta-se às necessidades específicas de cada empresa, permitindo a personalização de fluxos de trabalho e permissões de acesso.
Segurança e
proteção de dados
Possuímos certificações como a ISO 27001 e a ENS (Esquema Nacional de Segurança), garantindo a proteção da informação em todos os momentos.
Apoio
especializado
A nossa equipa de especialistas oferece uma assistência personalizada para garantir uma implementação e uma utilização optimizadas da plataforma.
Integração com
outros sistemas
O QUIOO liga-se a diferentes ferramentas e software empresariais, simplificando os processos internos.
A nossa plataforma não só melhora a organização dos documentos, como também ajuda as empresas a trabalhar de forma mais ágil e produtiva. Com QUIOO, a digitalização e a automatização dos documentos tornam-se uma verdadeira vantagem competitiva.
QUIOO em comparação com outras plataformas de gestão de documentos
Ao escolher um sistema de gestão de documentos, Para garantir a segurança, a eficiência e a facilidade de utilização de uma plataforma, é essencial dispor de uma plataforma que garanta segurança, eficiência e facilidade de utilização. Na QUIOO, desenvolvemos uma solução que supera as outras ferramentas do mercado graças à sua aposta na automatização, segurança e integração com os diferentes sistemas empresariais.
Caraterística
- Centralização e acesso remoto
- Automatização dos fluxos de documentos
- Cibersegurança
- Integração com outros sistemas (API)
- Apoio técnico personalizado e especializado
- Multilingue
Quioo
- Sim
- Sim
- Sim
- Sim
- Sim
- Sim
Outras plataformas
- Parcial
- Nem sempre
- Nem sempre
- Limitada
- Não em todos os casos
- Nem sempre
Ao contrário de outros empresas de gestão de documentos, Na QUIOO, oferecemos não só um armazenamento seguro, mas também uma ferramenta que melhora a produtividade das empresas. A nossa solução simplifica a gestão de documentos, eliminando tarefas repetitivas e reduzindo o risco de erros na gestão eletrónica de documentos.
Com QUIOO, a transformação digital da gestão documental é uma realidade acessível a qualquer empresa que pretenda otimizar a sua gestão documental.
Histórias de sucesso: empresas que optimizaram a sua gestão de documentos com QUIOO
Estes resultados reflectem o impacto positivo do QUIOO na gestão documental das empresas, proporcionando uma solução eficaz e segura para a gestão documental.
As empresas que anteriormente passavam horas a validar e a organizar documentos podem agora fazê-lo em minutos graças à automatização dos processos.
A centralização dos documentos e o controlo do acesso permitiram a muitas empresas passar nas auditorias.
A digitalização reduziu drasticamente a necessidade de armazenamento físico e a utilização de papel.
Perguntas mais frequentes sobre a gestão de documentos nas empresas
O que é o QUIOO e como pode ajudar na gestão de documentos?
QUIOO é um Plataforma CAE propriedade da Quirónprevención, concebido para otimizar a gestão documental nas empresas. A sua tecnologia permite digitalizar, automatizar e centralizar os documentos, melhorando a acessibilidade, a segurança e a conformidade regulamentar.
Porque é que a gestão de documentos é importante para as empresas?
O gestão documental nas empresas permite-lhe organizar, armazenar e gerir documentos de forma eficiente. A sua correta implementação melhora a produtividade, evita a perda de informação e facilita o cumprimento das normas legais.
Que vantagens oferece o QUIOO na gestão eletrónica de documentos?
Que tipo de empresas podem beneficiar do QUIOO?
A QUIOO cumpre os regulamentos de segurança dos documentos?
Sim, o nosso plataforma de gestão de documentos possui certificações como ISO 27001, garantindo o cumprimento das normas de segurança e de proteção de dados. Permite também configurar acessos personalizados para cada utilizador.
Como começar a utilizar o QUIOO na minha empresa?
A experiência de utilizadores
