Gestión documental para empresas
Digitaliza y optimiza tus documentos
En el día a día, las empresas manejan una gran cantidad de documentos que deben estar organizados, accesibles y protegidos. Una correcta gestión documental para empresas es esencial para evitar que la información se pierda, los procesos se ralenticen y la Coordinación de Actividades Empresariales (RD 171/2004) se convierta en un desafío.
En QUIOO, entendemos la importancia de una gestión documental eficiente y segura.
Por eso, hemos desarrollado una plataforma de gestión documental que permite digitalizar, centralizar y automatizar el tratamiento de documentos en empresas de cualquier sector.
Nuestra solución no solo mejora la accesibilidad y el control de la documentación, sino que también reduce tiempos de gestión, minimiza errores y facilita el cumplimiento de las normativas vigentes.
Si buscas una forma segura y eficaz de administrar tus documentos, en esta página descubrirás cómo QUIOO transforma la gestión documental en empresas y por qué es la herramienta perfecta para optimizar tus procesos.
¿Qué es la gestión documental y por qué es clave en las empresas?
La gestión documental en empresas es el proceso de organizar, almacenar y administrar documentos de manera eficiente. Implementar una gestión documental en empresas optimizada permite reducir errores y mejorar la accesibilidad a la información. Sin una solución adecuada, los documentos pueden perderse, volverse inaccesibles o generar retrasos en los procesos internos.
En QUIOO, hemos desarrollado una plataforma de gestión documental que centraliza toda la documentación en un único espacio digital, asegurando su disponibilidad en cualquier momento y lugar. Gracias a la digitalización y automatización, ayudamos a las empresas a mejorar la eficiencia operativa, reducir costes administrativos y facilitar el cumplimiento normativo.
Con QUIOO, la gestión documental deja de ser un problema y se convierte en una ventaja competitiva. Nuestra herramienta facilita la organización, la seguridad y el acceso controlado a la información, optimizando el flujo de trabajo en cualquier empresa.
Gestión Documental Integral
¿Cómo funciona la gestión documental en QUIOO?
La plataforma online Quioo posibilita la Coordinación de Actividades Empresariales y Gestión Documental de cualquier tipo de proceso en tiempo real. Esto es logrado gracias a la transformación digital, la cual brinda agilidad y mejoras en la experiencia de usuario y la administración de procesos.
A través de Quioo:
Desde el momento de arranque del servicio, se asigna a un Gestor de cuenta, con la formación y la experiencia necesaria para la Gestión de Cuenta. El mismo actúa como interlocutor entre la plataforma y el Cliente adaptándose a sus necesidades concretas.
Implementa y coordina el arranque del servicio
Gestiona el seguimiento del servicio contratado
Aplica los procedimientos e instrucciones técnicas según necesidades
Asesoramiento técnico sobre la documentación y mejora en los procesos
La revisión documental se realiza por personal especializado en la materia. Contamos con una plantilla de profesionales que realizan la validación documental y atención telefónica en varios idiomas.
El proveedor aporta la documentación necesaria a Quioo
Los Gestores Documentales dispondrán de un máximo de 24 a 48 horas para su revisión
Una vez revisados los documentos, éstos quedarán archivados durante un mínimo de 6 años
Quioo de forma automática se encargará de controlar la caducidad de los diferentes documentos
Beneficios de utilizar QUIOO para la gestión documental en empresas
Implementar una plataforma de gestión documental como QUIOO permite a las empresas mejorar su eficiencia operativa, reducir riesgos y optimizar el uso de recursos. Nuestra solución ha sido diseñada para ofrecer beneficios tangibles en la administración y control de documentos.
Centralización de la documentación
Todos los documentos quedan organizados en un único espacio digital, evitando pérdidas de información y facilitando su acceso.
Automatización de Procesos
QUIOO reduce la carga administrativa al gestionar automáticamente validaciones, flujos de trabajo y alertas, minimizando errores humanos.
Reducción de costes y tiempos de gestión
Disminuye la necesidad de almacenamiento físico, reduce el uso de papel y optimiza los tiempos de búsqueda y recuperación de archivos.
Acceso seguro y controlado:
Permite establecer diferentes niveles de permisos para garantizar que solo las personas autorizadas accedan a la información.
Con QUIOO, las empresas pueden transformar su manera de gestionar la documentación. Nuestra solución para gestión documental de empresas facilita la digitalización y automatización de archivos, eliminando procesos manuales y mejorando la seguridad, accesibilidad y eficiencia.
¿Por qué elegir QUIOO como plataforma de gestión documental?
Plataforma flexible
y adaptable
Se ajusta a las necesidades específicas de cada empresa, permitiendo la personalización de flujos de trabajo y permisos de acceso.
Seguridad y
protección de datos
Contamos con certificaciones como ISO 27001 Y ENS (Esquema Nacional de Seguridad), asegurando la protección de la información en todo momento.
Soporte
especializado
Nuestro equipo de expertos ofrece asistencia personalizada para garantizar una implementación y uso óptimo de la plataforma.
Integración con
otros SISTEMAS
QUIOO se conecta con diferentes herramientas y softwares empresariales, agilizando los procesos internos
Nuestra plataforma no solo mejora la organización de documentos, sino que también ayuda a las empresas a trabajar de manera más ágil y productiva. Con QUIOO, la digitalización y automatización documental se convierten en una ventaja competitiva real.
QUIOO frente a otras plataformas de gestión documental
A la hora de elegir un sistema de gestión documental, es fundamental contar con una plataforma que garantice seguridad, eficiencia y facilidad de uso. En QUIOO, hemos desarrollado una solución que supera a otras herramientas del mercado gracias a su enfoque en la automatización, la seguridad y la integración con distintos sistemas empresariales.
Característica
- Centralización y acceso remoto
- Automatización de flujos documentales
- Ciberseguridad
- Integración con otros sistemas (API)
- Soporte técnico personaliado y especializado
- Multiidioma
Quioo
- Sí
- Sí
- Sí
- Sí
- Sí
- Sí
Otras plataformas
- Parcial
- No siempre
- No siempre
- Limitado
- No en todos los casos
- No siempre
A diferencia de otras empresas de gestión documental, en QUIOO no sólo ofrecemos un almacenamiento seguro, sino también una herramienta que mejora la productividad empresarial. Nuestra solución simplifica la administración de documentos, eliminando las tareas repetitivas y reduciendo el riesgo de errores en la gestión documental electrónica.
Con QUIOO, la transformación digital de la gestión documental es una realidad accesible para cualquier empresa que quiera optimizar su administración de documentos.
Casos de éxito: empresas que han optimizado su gestión documental con QUIOO
Estos resultados reflejan el impacto positivo de QUIOO en la gestión documental de las empresas, proporcionando una solución efectiva y segura para la administración de documentos.
Empresas que anteriormente empleaban horas en validar y organizar documentos ahora lo hacen en minutos gracias a la automatización de procesos.
La centralización de documentos y el acceso controlado han permitido a muchas compañías superar auditorías.
La digitalización ha reducido drásticamente la necesidad de almacenamiento físico y el uso de papel.
Preguntas frecuentes sobre la gestión documental en empresas
¿Qué es QUIOO y cómo puede ayudar en la gestión documental?
QUIOO es una plataforma CAE propiedad de Quirónprevención, diseñada para optimizar la gestión documental en empresas. Su tecnología permite digitalizar, automatizar y centralizar documentos, mejorando la accesibilidad, seguridad y cumplimiento normativo.
¿Por qué es importante la gestión documental en empresas?
La gestión documental en empresas permite organizar, almacenar y administrar documentos de forma eficiente. Su correcta implementación mejora la productividad, evita pérdidas de información y facilita el cumplimiento de normativas legales.
¿Qué beneficios ofrece QUIOO en la gestión documental electrónica?
¿Qué tipo de empresas pueden beneficiarse de QUIOO?
¿QUIOO cumple con normativas de seguridad documental?
Sí, nuestra plataforma de gestión documental cuenta con certificaciones como ISO 27001, asegurando el cumplimiento de normativas de seguridad y protección de datos. Además, permite configurar accesos personalizados para cada usuario.
¿Cómo empezar a utilizar QUIOO en mi empresa?
La experiencia de los usuarios
