A Coordenação de Atividades Empresariais, mais conhecida como CAE, tem como objetivo garantir que, quando trabalhadores de várias empresas coincidirem na mesma instalação a desenvolver os seus trabalhos, conheçam os riscos existentes, troquem a informação preventiva necessária e adotem medidas para proteger a segurança e a saúde dos trabalhadores.
Por conseguinte, a CAE não consiste unicamente em solicitar e enviar documentos. É um processo contínuo de cooperação entre a empresa titular do centro, a empresa principal, as empreitadas, as subempreitadas e os trabalhadores independentes.
O incumprimento da regulamentação CAE pode originar, além de acidentes de trabalho e/ou doenças profissionais, coimas, responsabilidades legais, paralisação dos trabalhos, recusa de acessos e danos na reputação das empresas envolvidas.
O que é considerado um incumprimento da CAE?
Uma empresa pode estar a incumprir as suas obrigações quando não aplica corretamente as medidas de cooperação, informação, vigilância e coordenação que lhe correspondem.
Entre os incumprimentos mais habituais encontram-se:
- Não informar sobre os riscos específicos dos trabalhos.
- Não comunicar as medidas preventivas e de emergência do centro.
- Permitir o acesso de trabalhadores com documentação incompleta ou caducada.
- Não verificar a formação preventiva dos profissionais externos.
- Não estabelecer meios de coordenação adequados.
- Não controlar as empresas contratadas e subcontratadas.
- Não comunicar alterações nos trabalhos, equipamentos ou processos.
- Não conservar evidências das ações realizadas.
- Solicitar documentação sem a rever nem validar o seu conteúdo.
Cumprir formalmente com o envio de documentos nem sempre é suficiente. A informação deve ser adequada à atividade, estar atualizada e chegar às pessoas que vão realmente realizar os trabalhos.
Principais consequências do incumprimento da regulamentação CAE
As consequências dependerão da gravidade do incumprimento, dos riscos gerados e de se ter produzido ou não um acidente de trabalho.
Sanções económicas
O incumprimento das obrigações preventivas pode qualificar-se como infração leve, grave ou muito grave. O montante da coima dependerá de fatores como a perigosidade da atividade, o número de trabalhadores afetados, a existência de advertências prévias ou os danos que poderiam ter ocorrido.
A falta de medidas de cooperação e coordenação é, em geral, considerada uma infração grave. Em atividades perigosas ou que envolvam riscos especiais, o incumprimento pode chegar a ser classificado como muito grave.
Paralisação dos trabalhos
Quando os requisitos preventivos não são cumpridos ou existe um risco grave e iminente, determinados trabalhos podem ser paralisados.
Também pode ser impedido o acesso ao centro a trabalhadores, empresas, veículos ou equipamentos que não disponham das credenciais, autorizações ou documentos necessários.
Esta situação pode provocar atrasos, custos adicionais, incumprimentos contratuais e perda de produtividade.
Responsabilidades por acidentes de trabalho
Se uma coordenação deficiente contribuir para a ocorrência de um acidente, podem advir responsabilidades civis, administrativas e até penais.
A responsabilidade será analisada em função das obrigações de cada empresa e das medidas adotadas. Dependendo do caso, podem ser afetadas a empresa titular, a empresa principal, as empresas contratadas, as subcontratadas e outras pessoas com funções de direção, supervisão ou prevenção.
Perda de contratos e fornecedores
Muitas organizações integram o cumprimento dos requisitos da CAE nos seus processos de homologação e avaliação de fornecedores.
Uma empresa que apresente documentação caducada, não cumpra as instruções de prevenção ou provoque incidentes de forma reiterada pode perder a autorização para aceder às instalações, ser suspensa como fornecedora ou ser excluída de futuras contratações.
Prejuízos à reputação
Os incumprimentos preventivos, especialmente quando provocam acidentes, podem afetar a imagem de todas as empresas envolvidas.
Uma gestão deficiente do CAE pode provocar uma perda de confiança por parte dos clientes, trabalhadores, fornecedores e colaboradores, além de prejudicar a participação da empresa em concursos públicos ou processos de homologação.
Como prevenir o incumprimento da CAE?
Para reduzir os riscos legais, preventivos e operativos, é importante estabelecer um procedimento claro e adaptado a cada local de trabalho.
Entre as principais medidas contam-se:
- Definir as responsabilidades de cada empresa.
- Solicitar documentação relacionada com a atividade e os seus riscos.
- Verificar se os documentos estão em vigor e se estão corretos.
- Informar os trabalhadores sobre os riscos e as medidas preventivas.
- Estabelecer meios de coordenação proporcionais à atividade.
- Controlar as datas de validade.
- Vincular as permissões de acesso ao cumprimento dos requisitos.
- Manter um registo das comunicações, validações e incidentes.
Como a QUIOO ajuda a gerir o cumprimento da CAE
Gerir a Coordenação de Atividades Empresariais através de correios eletrónicos, folhas de cálculo ou pastas partilhadas pode dificultar o controlo da informação, especialmente quando intervêm numerosos centros, empresas e trabalhadores.
O QUIOO permite centralizar a documentação de empresas, contratantes, subcontratantes e profissionais externos num único ambiente.
A plataforma facilita a solicitação e validação de documentos, o controlo de datas de validade, a automatização de avisos, a gestão de permissões e acessos e a rastreabilidade das ações realizadas.
Além disso, a sua estrutura modular permite adaptar os requisitos e os processos às necessidades de cada organização e local de trabalho.
Uma plataforma CAE não elimina por si só a possibilidade de incumprimento, mas ajuda a reduzir erros, melhorar o controlo documental e manter a informação organizada e atualizada.
A CAE é muito mais do que um trâmite documental
O incumprimento da regulamentação CAE pode ter consequências económicas, legais, comerciais e reputacionais. No entanto, o principal risco é permitir que os trabalhadores desenvolvam as suas tarefas sem conhecer os perigos existentes ou sem disporem das medidas preventivas adequadas.
Uma gestão eficaz da Coordenação de Atividades Empresariais permite prevenir acidentes e doenças profissionais, agilizar os acessos, melhorar a colaboração com fornecedores e demonstrar o cumprimento das obrigações preventivas.
Com processos claros e ferramentas digitais como o QUIOO, as empresas podem gerir a CAE de forma mais ágil, segura e eficiente.