A gestão da documentação é um dos aspectos mais importantes dentro da Coordenação das Actividades Empresariais (CAE). Quando várias empresas se encontram num mesmo centro de trabalho, é necessário verificar se os trabalhadores, contratados e subcontratados cumprem os requisitos estabelecidos antes de iniciar determinadas atividades.
O problema surge quando essa documentação começa a acumular-se e, além disso, parte dela é confusa. Vigência limitada. Um documento válido hoje pode deixar de ser válido semanas ou meses depois, gerando incidentes, atrasos e até mesmo restrições de acesso ao centro de trabalho.
Por isso, controlar a Vigência dos documentos CAE É fundamental para manter uma gestão preventiva adequada.
Todos os documentos CAE têm data de validade?
Não. A documentação exigida dentro de um processo CAE pode variar dependendo da atividade, dos riscos existentes, das empresas concorrentes ou dos requisitos definidos pelo empresário titular ou principal.
Além disso, nem todos os documentos têm necessariamente uma data de validade fixada de forma geral. A normativa da CAE estabelece obrigações de coordenação, troca de informações e controle preventivo, mas a validade concreta depende, em muitos casos, do tipo de documento e das circunstâncias de cada atividade.
Por isso, uma gestão correcta do CAE deve permitir diferenciar entre documentos permanentes, documentos que devem ser atualizados quando determinadas circunstâncias mudam e aqueles que têm uma data de vencimento específica.
Documentos CAE cuja vigência é necessária para controlar
Entre a documentação que normalmente exige o acompanhamento da sua vigência podemos encontrar:
Certificados e documentação dos trabalhadores
Certificados específicos relacionados com a formação, autorizações profissionais ou competências necessárias para desenvolver uma atividade podem ter de ser renovados ou atualizados.
É também importante verificar que qualquer documentação relacionada ao trabalhador continue válida enquanto ele prestar serviços no centro.
Documentação de veículos e maquinário
Quando se utilizam veículos, maquinário ou equipamentos específicos para realizar os trabalhos, pode ser solicitada documentação relacionada a inspeções, seguros, revisões ou autorizações.
Nesses casos, trabalhar com informações desatualizadas pode fazer com que um veículo, equipamento ou trabalhador deixe de cumprir os requisitos estabelecidos para acessar ou desenvolver sua atividade.
Seguros e documentação empresarial
As apólices de responsabilidade civil e outros seguros exigidos no âmbito do processo de coordenação também podem ter períodos de vigência específicos.
O mesmo acontece com determinados certificados ou credenciamentos empresariais que devem ser mantidos atualizados durante toda a relação contratual.
Documentação preventiva
Avaliações, procedimentos de trabalho, informações preventivas ou documentos relacionados a atividades específicas podem necessitar de atualização quando as condições de trabalho, os riscos ou a própria atividade mudarem.
Portanto, controlar a validade documental não consiste apenas em verificar uma data de caducidade.
O que acontece quando um documento CAE expira?
Documentação obsoleta pode impedir que os requisitos estabelecidos para uma empresa ou trabalhador sejam considerados cumpridos.
Isso pode resultar em incidentes documentais, necessidade de solicitar novamente informações ao fornecedor e até mesmo na impossibilidade de acessar determinadas instalações até que a situação seja regularizada.
Quando essa gestão é realizada através de planilhas, e-mails ou pastas independentes, detectar todas as datas de vencimento torna-se especialmente complicado.
Como controlar a validade dos documentos CAE
A digitalização permite automatizar grande parte deste processo.
Com uma plataforma de gestão CAE como Quioo, Com isso, a documentação pode ser centralizada em um único ambiente, facilitando o acompanhamento de empresas, trabalhadores e requisitos documentais.
O Quioo permite configurar processos para manter a documentação atualizada e controlar os prazos de vencimento. Em seus processos de gestão documental e homologação de fornecedores, a plataforma inclui avisos quando determinados documentos estão prestes a expirar, além de oferecer uma visão centralizada de seu estado.
Dessa forma, os responsáveis pela CAE podem antecipar-se às incidências em vez de as detectar quando o documento já tiver expirado.
Menos documentos caducados e maior controle da CAE
Gerenciar adequadamente a validade documental ajuda a reduzir tarefas administrativas, evitar interrupções e melhorar a rastreabilidade de todo o processo de coordenação.
Centralizar a informação e automatizar o acompanhamento permite saber que documentação é correta, que precisa de revisão e quais documentos estão prestes a expirar.
Com Quioo, Com o CAE, as empresas podem simplificar a gestão documental, automatizar os controles e manter uma visão atualizada da situação documental de seus contratados, funcionários e fornecedores.