Retail APR
Document management system for retail with bespoke parameterisation
Quioo ofrece una plataforma CAE para retail designed for centralise and automate document management de contratas, proveedores, transportistas y profesionales externos que acceden a tiendas, cadenas comerciales, centros comerciales, almacenes y puntos de venta.
The system makes it possible to customise CAE requirements according to each establishment, activity or professional profile, monitor the validity of documents and ensure that only authorised personnel gain access. In this way, retail companies can streamline CAE management, reduce administrative tasks and improve security and regulatory compliance across their entire network of establishments.
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Quioo ofrece una plataforma CAE para retail diseñada para centralizar y automatizar la gestión documental de contratas, proveedores, transportistas y profesionales externos que acceden a tiendas, cadenas comerciales, centros comerciales, almacenes y puntos de venta.
El sistema permite personalizar los requisitos CAE según cada establecimiento, actividad o perfil profesional,
controlar la vigencia de los documentos y garantizar que únicamente acceda personal autorizado. De este modo, las empresas del comercio minorista pueden agilizar la gestión CAE, reducir tareas administrativas y mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo en toda su red de establecimientos.
How does the CAE service work? para el retail?
El servicio CAE para el retail permite gestionar de forma centralizada la documentación, los requisitos preventivos y los accesos de contratas, proveedores, transportistas y profesionales externos que trabajan en tiendas, cadenas comerciales, grandes superficies, centros comerciales, almacenes y otros puntos de venta.
A través de Quioo, cada empresa puede adaptar la Coordinación de Actividades Empresariales a su red de establecimientos, servicios y perfiles profesionales, garantizando que únicamente acceda personal autorizado y con la documentación necesaria en vigor.
Configuración CAE para tiendas y centros comerciales
Quioo permite configurar cada tienda, almacén, centro comercial o punto de venta, junto con los requisitos documentales asociados a cada actividad. De este modo, pueden establecerse condiciones específicas para servicios de limpieza, mantenimiento, seguridad, reformas, escaparatismo, transporte, logística, instalaciones o soporte técnico.
Gestión documental de proveedores y contratas del retail
Las empresas externas, transportistas, trabajadores autónomos y profesionales especializados pueden aportar directamente la documentación requerida a través de la plataforma. Toda la información queda organizada por proveedor, trabajador, establecimiento, servicio o perfil profesional, facilitando el seguimiento de una red amplia de colaboradores desde un único entorno.
Validación de requisitos y control de caducidades
La documentación aportada se revisa para comprobar que cumple los requisitos establecidos antes del inicio de los trabajos o del acceso al establecimiento. Además, Quioo controla las fechas de vigencia y genera avisos ante próximas caducidades, ayudando a evitar incidencias, retrasos y servicios prestados con documentación incompleta o desactualizada.
Control de accesos y trazabilidad en la red comercial
The documentary status of each professional can link with the access control systems, permitiendo la entrada únicamente a quienes tienen todos los requisitos validados y en vigor. La plataforma también mantiene un registro actualizado de documentos, revisiones, incidencias y autorizaciones, facilitando las auditorías, inspecciones y controles internos en toda la red de tiendas y centros comerciales.
Advantages of our
CAE platform for retail
Quioo enables retail companies to centrally manage the documentation, preventive requirements and access of contractors, suppliers, hauliers and external professionals working in shops, retail chains, hypermarkets, warehouses and distribution centres.
Unified management of the entire commercial network
La plataforma permite controlar desde un único entorno la documentación CAE de todas las tiendas, almacenes y puntos de venta de la organización. Cada establecimiento puede mantener sus propios requisitos, proveedores autorizados y condiciones de acceso, sin perder una visión global de toda la red.
Requirements tailored to each shop and service
Quioo allows you to set up specific conditions according to the establishment, activity, professional profile or work area.
In this way, different requirements can be established for companies providing cleaning, security, maintenance, refurbishment, visual merchandising, transport, installations or technical support.
Greater control over contractors and suppliers
The platform centralises the information of all external companies providing services in the establishments, facilitating the consultation of the document status of each supplier and worker.
This avoids the dispersion of documents among emails, shared folders and spreadsheets.
Agile onboarding of new team members
Quioo makes it easy to register and validate new suppliers and external professionals, which is especially useful during openings, commercial campaigns, refurbishments or periods of peak activity.
The documentation can be reviewed before the work begins, reducing last-minute issues.
Automatic control of validity and expiry dates
The platform monitors document validity dates and generates notifications before they expire.
Thus, companies can apply for renewals in advance and prevent an essential supplier from being blocked prior to an intervention.
Safer access to shops and warehouses
Each professional's documentary status can be linked to the access control systems.
This way, only authorised persons with all documentary requirements validated and in force may enter the facilities.
Better coordination during refurbishments and openings
Refurbishments, new openings and makeovers usually involve the simultaneous participation of fitters, assemblers, electricians, technicians and other specialised companies.
Quioo allows you to check your documentation in advance and better coordinate all interventions to reduce delays.
Tracking of carriers and logistics personnel
The platform facilitates the document control of hauliers, delivery drivers and suppliers who access loading bays, warehouses and goods-receiving areas [TGAM1.1]. It also allows the documentation associated with the vehicles used to be controlled.
This helps to improve organisation and security in retail logistics processes.
Traceability for audits and inspections
Quioo maintains an up-to-date record of documents, validations, incidents, authorisations and expiry dates. This traceability facilitates audits, inspections and internal controls related to the Coordination of Business Activities.
Lower administrative burden and greater operational continuity
The automation of notifications, reviews and checks reduces manual tasks for the responsible teams.
Additionally, it helps prevent delays in essential services such as cleaning, maintenance, security, logistics or repairs, ensuring the normal operation of each establishment.
Frequently asked questions about CAE in retail
What is the CAE regulation in retail?
The CAE in retail is mainly regulated by Article 24 of Law 31/1995 on the Prevention of Occupational Risks and for the Royal Decree 171/2004, which lays down the coordination duties when workers from different companies are present in the same workplace.
In shops, hypermarkets, department stores and shopping centres, this regulation makes it compulsory to coordinate risks with cleaning, maintenance, security, transport or other external providers. Companies must exchange preventive information, communicate emergency measures and establish coordination means appropriate to the type of activity and the existing risks.
What subcontractor health and safety compliance documentation is mandatory in retail?
La documentación CAE exigida en el comercio minorista puede variar según el tipo de establecimiento, la actividad contratada y los riesgos asociados al trabajo que vaya a realizar cada empresa externa. Por eso, no existe un listado idéntico para todos los proveedores.
Regularly, you can request:
- Evaluación de riesgos y planificación preventiva.
- Información sobre los riesgos de la actividad y las medidas de prevención.
- Formación en prevención de riesgos laborales.
- Certificado de aptitud médica, cuando corresponda.
- Documentación laboral y de Seguridad Social.
- Seguro de responsabilidad civil.
- Justificantes de entrega de equipos de protección individual.
- Acreditaciones para trabajos eléctricos, en altura o con maquinaria.
- Documentación de vehículos, herramientas y equipos de trabajo.
- Procedimientos específicos para tareas de mantenimiento, reformas, limpieza, seguridad, logística o carga y descarga.
Requirements must always be adapted to the service provided. For example, the documentation required for a cleaning company will be different from that demanded of a renovation contractor or a haulier. The important thing is that it makes it possible to verify that the risks have been properly coordinated before work begins.
